ORGANIZACION DE UN PROYECTO EN BASE A LA REALIDAD

La idea es que sea un sistema que parta de los deseos que uno tenga y se relacione con las prioridades de cada día de una manera útil y fácil, asimilando el lugar real en el que se sitúa el proyecto y sus integrantes y utilizando técnicas cotidianas que permitan hacerlo con eficacia y coherencia.

Se dice que un proyecto se salva o se hunde por sus miembros y aunque todos intentamos ser como somos a pesar de estas presiones, nos sentimos en falta por no hacer todo “lo que se debe hacer”. Este sistema parte de la intención de que se usen las técnicas que cada uno cree que necesita. Aportando al bien común lo que uno mejor puede dar.

La intención es que se defina que es lo que uno sueña. Sabemos que todo lo que existe ha sido soñado antes por alguien y si se quiere iniciativa e innovación, tenemos que incentivar los sueños de las personas para hacer cosas. No tener idea ninguna de adonde se va, ni como, es un absurdo. Sin embargo esto que nos parece absurdo es más común de lo que creemos.

Este sistema propone que no sigamos haciendo enunciados, y una vez que sabemos adónde queremos ir, veamos adonde estamos, algo lógico y concreto. Si queremos ir hacia algún lado, tenemos que saber desde donde arrancamos.

Esta comparación entre la Visión de lo que queremos y el lugar en el que estamos nos define una distancia que es sobre la que tenemos que trabajar si queremos acercarnos a eso que queremos, nuestra Visión.

La lógica nos dice que tenemos que definir nuestras estrategias, darnos una organización, y después, cada tanto, fijar objetivos y planes que tiendan a disminuir o eliminar las distancias. Lo que ocurre en algunos proyectos es que cada tanto se va hacia algún lugar que ha fijado alguien de manera individual. Es una forma errática de avanzar, que nos puede hacer ganar en la táctica pero que no nos llevará a ningún lado, si no forma parte de una estrategia global y consensuada y esto perjudica el futuro del proyecto. Al trasmitir la Visión lo que estamos promoviendo es que los demás crean y sientan lo mismo que nosotros. Esta situación es fundamental y lo es más aun cuando se está trabajando en organizaciones con mayor autonomía en las funciones de cada uno, lo cual hace que las personas trabajen más sobre la base de sus creencias y de sus expectativas.

Por otra parte, en este mundo tan dinámico, es probable que no queramos que la visión de nuestro proyecto este dependiendo de una sola persona. La posibilidad de que uno solo en la cúspide de la pirámide pueda conocer y entender lo que está ocurriendo y en consecuencia tomar decisiones unilaterales con respecto a las acciones a llevar acabo que permitan avanzar en algún sentido, acorta las posibilidades de llenar las expectativas de un grupo lleno de diversas inquietudes y deseos, por esta razón es necesario el lugar a debate cada tanto, para poder reforzar o enderezar el rumbo en el caso de que lo necesite, basándose en el sentido común y respetando la visión original del proyecto, dándole de esta manera fortaleza y crecimiento a cada paso futuro.

Este trabajo de acercarnos a nuestra Visión es un proceso que se concreta cada día con las acciones que se priorizan, con la eficacia con que cada día se manejan las situaciones, las informaciones y las relaciones, que parte de un trabajo cotidiano eficaz; ese hilo conductor concreto y cotidiano que busca cumplir con los objetivos y los planes que tenemos, que son los que surgen de nuestras estrategias, que provienen de las distancias entre la realidad que vivimos y la visión que soñamos. La visión tiene que estar ligada a lo que las personas sienten y quieren. Cuando no es así desaparece en la buena voluntad de un grupo de dirección que espera y cree que lo que ha dicho será puesto en práctica.

Pretendemos establecer un hilo conductor que parte del trabajo de cada día y nos debe llevar necesariamente a alcanzar con más probabilidad nuestro gran objetivo, eso que queremos ser o tener, más concretamente que cualquiera de los sistemas que toman solo partes de la vida o que desentienden unas técnicas de otras, como si se pudiera alcanzar lo que queremos cuando no tenemos información o cuando negociamos mal, cuando nuestro día es un enjambre de asuntos desconectados de nuestros objetivos y por lo tanto de nuestras estrategias y de nuestra visión. Para lograr este propósito veamos algunos aspectos fundamentales.

Son:

Adónde vamos

Desde donde lo hacemos

Cuanto y como delegamos

Que tan eficaz es nuestro sistema de objetivos

Que tan bien manejamos las situaciones

Es decir, la Visión, la Realidad, la Delegación, los Objetivos, la reunión de la toma de decisiones y la negociación en una sola técnica de Manejo de Situación.

Esto se encuentra en el marco del Estilo personal de cada uno, del Liderazgo necesario para ser un manager eficaz, de la Motivación, sin la cual nada funciona y de la capacidad para manejar los procesos de Cambio.

La Visión

Todo lo que existe ha sido soñado antes por alguien. Esta frase, nos acerca a la primera realidad, soñar es fundamental para vivir y para conseguir resultados que valgan la pena. La Visión orgánica va a generar “La razón del proyecto”.

La Realidad

Este es el punto. Lo habitual es que se trabaje la Visión, luego la Misión, por fin los Valores. Este punto de vista es que la Visión debe ser bajada a la realidad y elaborada a partir de allí.

Y la realidad de que hablamos no es cualquier realidad, sino aquella que se compara con la Visión que hemos desarrollado, para que una cosa sea coherente y útil.

La Distancia

Entre la Visión y la Realidad hay una diferencia. Esta diferencia es la Distancia. A partir de la descripción de la realidad respecto de los puntos de la Visión, se establece la distancia y es acá donde debemos trabajar los puntos de mejora necesarios para poder alcanzar la Visión.

Con respecto a la distancia entre la Visión que nos hemos propuesto y la realidad que hemos analizado. Si la distancia es muy corta es porque hemos soñado en un vuelo rasante o porque hemos sido demasiado optimistas en nuestra descripción de la realidad. La distancia entre la visión y la realidad tiene que ser amplia, porque la visión es un sueño y la realidad, como situación concreta, es siempre algo alejado de un sueño.

Para configurar esta distancia se puede hacer el análisis de cada uno de los puntos de la visión describiendo la realidad en la que estamos o se puede tomar un atajo, que es analizar las fuerzas y las debilidades que tenemos en cada una de las afirmaciones de nuestra visión. De esta manera tendremos un cuadro de la distancia que tenemos. Analizando fuerzas y debilidades, tenemos los elementos en que seguramente vamos a tener que tomar acción porque son parte ineludible de nuestra distancia. El hecho de que las debilidades nos faciliten el descubrimiento de elementos en que estamos particularmente flojos, no significa que en la columna de las fuerzas estemos al nivel de lo que queremos en nuestra visión.

Aun un equipo formado y maduro tiene con seguridad, el tema del mantenimiento de los conocimientos como un aspecto a tomar en cuenta para lo futuro. Y en otros aspectos ocurrirá que conviene aclarar, expandir o mejorar cuestiones que siendo fuerzas no están al nivel al que quisiéramos que estuvieran.

Con este plano por delante, es evidente que, respecto del tema del equipo, hay una lista de debilidades descriptas las que hay que ponerse a considerar para su mejora. Al mismo tiempo podemos ver que en la columna de las fuerzas hay elementos sobre los cuales trabajar.

De la comunicación se dice que está mejorando. Esto significa que hay que ver que se ha hecho y en qué sentido y con qué método se quiere mejorar. La distancia es el termómetro de nuestra situación y es la que nos ayudará a ver cómo vamos avanzando en nuestro camino hacia la Visión que deseamos.

La Estrategia

Estrategia es el arte de utilizar los medios con que contamos para lograr los objetivos que nos proponemos.

Este es el modo en que usamos los medios de que disponemos, para alcanzar lo que queremos lograr. También se dice que es un puente, para disminuir o eliminar la distancia tenemos que definir que caminos seguiremos: esta es la Estrategia.

Al definir nuestra estrategia, estaremos definiendo los valores a los que adherimos. La acción humana no es neutra, por definición. Al mismo tiempo estamos definiendo la organización con la que trabajaremos y también lo haremos explícitamente o aceptando tan solo la organización como es y estaremos definiendo el tipo de liderazgo que vamos a utilizar y que vamos a propugnar y por ende la forma de motivación a la que vamos a adherir.

Las Misiones y Los Objetivos

Una vez que hayamos definido nuestra estrategia, debemos activar las misiones, así podremos alcanzar objetivos y de esta manera cada tanto nos propondremos cerrar o disminuir algunas distancias. Esto lo haremos respetando las misiones y los objetivos que nos proponemos alcanzar en cierto periodo consensuado.

Las Prioridades

Las prioridades que nos fijamos cada día o cada semana, son parte de los objetivos y misiones, que buscan a través de la estrategia, disminuir la distancia en el camino hacia nuestra Visión. No son pedazos descolgados, sino una relación estrecha entre lo que nos proponemos y cada día. Finalmente y no menos importante, las prioridades le dan sentido a nuestro día, al ser nosotros quienes establecemos que queremos conseguir y poder ver al final del día, que además de todo lo que los demás nos han requerido, hemos cumplido la prioridad que nos habíamos propuesto.

Relaciones e Información

Cada día entramos en relación con una gran variedad de personas esto tiene que ver con la cuestión de las comunicaciones, de las entrevistas, de las reuniones y de las interrupciones.

La información es fundamental para nuestro trabajo. Hoy día tenemos mucha información, tanta, que nos sentimos desinformados. Compartir lo que sabemos y mantenernos al tanto de toda novedad o acontecimiento genera actualizaciones constantes dentro de un grupo de trabajo y por lo tanto movimiento y crecimiento.

El manejo de las situaciones

Cuando decidimos, no podemos evitar negociar porque si no estamos construyendo una utopía y cuando negociamos tenemos que decidir que intentaremos, de manera consensuada.

La toma de decisiones y la negociación son diferentes en el ámbito de la teoría y así han sido tratadas, como dos fenómenos diferentes. Pero en la vida de todos nosotros desde que nos despertamos hasta que nos dormimos, negociamos y tomamos decisiones permanentemente. Por esto decimos que Manejar la Situación es una técnica que reúne estos dos aspectos de la misma realidad cotidiana.

La atención de organizadores y de managers ha sido puesta en las decisiones importantes, un manager toma una decisión a cada rato y estas pequeñas decisiones nos van llevando por determinados caminos y no por otros. Hay que considerar la forma de reunir la toma de decisiones y la negociación generando respetando el consenso y de desarrollar un mecanismo que sea fácil de usar cada día. Cada una tiene un proceso diferente y ambas han sido desarrolladas a niveles que parecen difíciles que realmente se puedan mejorar, más allá de las pequeñas diferencias que algunas personas hagan para vender mejor el producto.

Sin embargo, como veremos, ambas ocurren a un tiempo en nuestras vidas, en la enorme mayoría de las situaciones. Por esto las tratamos conjuntamente y las consideramos como parte de un todo que es de indudable importancia: el arte de manejar las situaciones. El proceso para el manejo de la situación sería pues una interrelación de ambas aproximaciones. Para esto, tendríamos que seguir los siguientes pasos:

CUAL ES EL PROBLEMA

QUE ES LO QUE NO QUIERO

TENGO INFORMACIÓN ADECUADA

QUE ALTERNATIVAS TENGO

CUALES SON LAS CONSECUENCIAS

CUAL ES EL OBJETIVO FINAL

ESTRATEGIAS

TRAMPAS

COMUNICACIÓN

MAPA

SUBMAPA

APRENDIZAJE

POSIBILIDADES DE CAMBIO

Lo que hemos hecho ha sido reunir los elementos clásicos de la toma de decisiones y de la negociación. Los procesos tradicionales, que han sido desarrollados con gran certeza y amplitud, los hemos sintetizado en el Apéndice. Creemos que son importantes, pero creemos que son lugares para consultar cuando nos encontramos frente a una situación no cotidiana.

Entorno

El sistema se mueve en un entorno donde el liderazgo, la motivación y el cambio son importantes.

Todo esto tiene la entonación particular del estilo personal, que como tal es distinto en cada persona. Por esto es importante el consenso y el saber delegar y poder confiar en la disciplina y el compromiso con el proyecto, de a quien se delega.

Importante

“De la exactitud del entendimiento de la realidad a la que arribemos depende todo nuestro futuro. Si hemos sido generosos con lo que ocurre, nos encontraremos con que nos faltan elementos cuando nos decidamos a actuar. Si por el contrario somos críticos en exceso, nos encontraremos con que estamos repitiendo cosas que ya tenemos y produciremos no solo repetición, sino daño.”

Reuniones

El tema de las reuniones es uno de los más complejos por sus connotaciones políticas y operativas. En lo operativo porque son la clave para llevar adelante proyectos grupales y en lo político, porque no siempre es fácil saber a quién hay que invitar o a que reuniones debe uno asistir. De todas maneras si bien lo operativo es una cuestión de normas que se pueden explicitar y eso haremos a continuación, lo político es una cuestión que haremos en trazos muy gruesos, porque lo que se puede decir es que a una reunión hay que invitar a los que tienen que ver con el tema y que uno debe asistir a aquellas reuniones donde tenga que ver con el tema, lo cual es en exceso general, porque en ocasiones conviene estar en reuniones donde uno no tenga que ver directamente con el tema pero la presencia o ausencia tiene otro significado y en otras ocasiones conviene no estar aunque se trate de un tema que lo involucra directamente. Lo político está básicamente en manos de cada persona, porque la evaluación de la situación y las prioridades son totalmente personales.

Pasando a ver la cuestión desde el punto de vista operativo, desarrollaremos los tres tiempos del tema: antes, durante y después.

Antes de la reunión

Antes de una reunión deberíamos plantearnos:

  1.  Si la reunión es realmente necesaria o si lo que tenemos que tener es una entrevista, enviar un e-mail o dar otra información.
  2.  Cual es el objetivo para llamar a esta reunión
  3. Quienes tienen que participar para que la reunión sea efectiva, invitando a todos los que tienen que ver con el tema pero a nadie más.
  4.  A quienes de los participantes les adelantaré mi propósito de hacer la reunión, el objetivo y cuando pueden tenerla
  5.  Establecer una logística adecuada en cuanto al acceso de todos los convocados
  6.  Determinar día, hora y tiempo estimado de duración
  7.  Enviar materiales a todos los participantes con tiempo suficiente para que puedan participar útilmente en la reunión.
  8. Analizar los apoyos y las objeciones que voy a enfrentar para que no me encuentre inerme frente a las dificultades ni sea incapaz de aprovechar las ventajas.

Durante la reunión

Durante la reunión deberíamos lograr:

  1.  Ser puntual y hacer que los demás lo sean. Las reuniones no deben recordarse. Una vez en agenda, todos los que ha dado su acuerdo o ha recibido la notificación, es responsable por estar en el lugar en el momento de inicio.
  2.  Hacer una introducción explicitando el propósito de la reunión y presentando a los participantes si algunos no se conocen.
  3.  Dar a cada uno el espacio para que presente la parte del tema que tiene que presentar.
  4.  Si la reunión es informativa y de discusión como son muchas de las reuniones periódicas de los sectores, establecer un tiempo de información para cada uno sobre que ha hecho y que se propone hacer en los siguientes días y dar otro tiempo para discutir las cosas que han surgido o que se han propuesto para discutir.
  5.  No mantener en la reunión a personas que ya no tienen que ver con los aspectos particulares que se traten más adelante.
  6.  No permitir que nadie domine la reunión. El coordinador es quien tiene el poder y debe manejarlo sin permitir que otro lo substituya. Controlar los egos ajenos y el propio para no hacer la reunión unilateral.
  7.  Abrir espacio para quienes quedan en silencio, sea que lo hagan por timidez o por hostilidad.
  8.  Hay que estar preparado y abierto para aprender y para cambiar eventualmente las posiciones que se tenían.
  9.  Toda vez que parece llegarse a algún punto de acuerdo, cerrarlo, sintetizando la definición
  10.  Al llegar al final resumir lo tratado, las conclusiones a las que se ha llegado y los pasos posteriores.

Después de la reunión

Después de la reunión, deberíamos:

  1.  Hacer la minuta cuanto antes para no olvidar detalles y reforzar el recuerdo de los participantes en la reunión. Incluir los pasos futuros a seguir.
  2.  Reunirse con participantes que no hayan quedado satisfechos o con otros que no hayan podido asistir
  3.  Enviar las informaciones que se haya comprometido a enviar.
  4.  Actuar cuanto antes en las decisiones que se hayan tomado en la reunión.
  5.  Hacer el seguimiento de aquellas acciones que debían tomar terceros.

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