ORGANIZACION DE UN PROYECTO EN BASE A LA REALIDAD

La idea es que sea un sistema que parta de los deseos que uno tenga y se relacione con las prioridades de cada día de una manera útil y fácil, asimilando el lugar real en el que se sitúa el proyecto y sus integrantes y utilizando técnicas cotidianas que permitan hacerlo con eficacia y coherencia.

Se dice que un proyecto se salva o se hunde por sus miembros y aunque todos intentamos ser como somos a pesar de estas presiones, nos sentimos en falta por no hacer todo “lo que se debe hacer”. Este sistema parte de la intención de que se usen las técnicas que cada uno cree que necesita. Aportando al bien común lo que uno mejor puede dar.

La intención es que se defina que es lo que uno sueña. Sabemos que todo lo que existe ha sido soñado antes por alguien y si se quiere iniciativa e innovación, tenemos que incentivar los sueños de las personas para hacer cosas. No tener idea ninguna de adonde se va, ni como, es un absurdo. Sin embargo esto que nos parece absurdo es más común de lo que creemos.

Este sistema propone que no sigamos haciendo enunciados, y una vez que sabemos adónde queremos ir, veamos adonde estamos, algo lógico y concreto. Si queremos ir hacia algún lado, tenemos que saber desde donde arrancamos.

Esta comparación entre la Visión de lo que queremos y el lugar en el que estamos nos define una distancia que es sobre la que tenemos que trabajar si queremos acercarnos a eso que queremos, nuestra Visión.

La lógica nos dice que tenemos que definir nuestras estrategias, darnos una organización, y después, cada tanto, fijar objetivos y planes que tiendan a disminuir o eliminar las distancias. Lo que ocurre en algunos proyectos es que cada tanto se va hacia algún lugar que ha fijado alguien de manera individual. Es una forma errática de avanzar, que nos puede hacer ganar en la táctica pero que no nos llevará a ningún lado, si no forma parte de una estrategia global y consensuada y esto perjudica el futuro del proyecto. Al trasmitir la Visión lo que estamos promoviendo es que los demás crean y sientan lo mismo que nosotros. Esta situación es fundamental y lo es más aun cuando se está trabajando en organizaciones con mayor autonomía en las funciones de cada uno, lo cual hace que las personas trabajen más sobre la base de sus creencias y de sus expectativas.

Por otra parte, en este mundo tan dinámico, es probable que no queramos que la visión de nuestro proyecto este dependiendo de una sola persona. La posibilidad de que uno solo en la cúspide de la pirámide pueda conocer y entender lo que está ocurriendo y en consecuencia tomar decisiones unilaterales con respecto a las acciones a llevar acabo que permitan avanzar en algún sentido, acorta las posibilidades de llenar las expectativas de un grupo lleno de diversas inquietudes y deseos, por esta razón es necesario el lugar a debate cada tanto, para poder reforzar o enderezar el rumbo en el caso de que lo necesite, basándose en el sentido común y respetando la visión original del proyecto, dándole de esta manera fortaleza y crecimiento a cada paso futuro.

Este trabajo de acercarnos a nuestra Visión es un proceso que se concreta cada día con las acciones que se priorizan, con la eficacia con que cada día se manejan las situaciones, las informaciones y las relaciones, que parte de un trabajo cotidiano eficaz; ese hilo conductor concreto y cotidiano que busca cumplir con los objetivos y los planes que tenemos, que son los que surgen de nuestras estrategias, que provienen de las distancias entre la realidad que vivimos y la visión que soñamos. La visión tiene que estar ligada a lo que las personas sienten y quieren. Cuando no es así desaparece en la buena voluntad de un grupo de dirección que espera y cree que lo que ha dicho será puesto en práctica.

Pretendemos establecer un hilo conductor que parte del trabajo de cada día y nos debe llevar necesariamente a alcanzar con más probabilidad nuestro gran objetivo, eso que queremos ser o tener, más concretamente que cualquiera de los sistemas que toman solo partes de la vida o que desentienden unas técnicas de otras, como si se pudiera alcanzar lo que queremos cuando no tenemos información o cuando negociamos mal, cuando nuestro día es un enjambre de asuntos desconectados de nuestros objetivos y por lo tanto de nuestras estrategias y de nuestra visión. Para lograr este propósito veamos algunos aspectos fundamentales.

Son:

Adónde vamos

Desde donde lo hacemos

Cuanto y como delegamos

Que tan eficaz es nuestro sistema de objetivos

Que tan bien manejamos las situaciones

Es decir, la Visión, la Realidad, la Delegación, los Objetivos, la reunión de la toma de decisiones y la negociación en una sola técnica de Manejo de Situación.

Esto se encuentra en el marco del Estilo personal de cada uno, del Liderazgo necesario para ser un manager eficaz, de la Motivación, sin la cual nada funciona y de la capacidad para manejar los procesos de Cambio.

La Visión

Todo lo que existe ha sido soñado antes por alguien. Esta frase, nos acerca a la primera realidad, soñar es fundamental para vivir y para conseguir resultados que valgan la pena. La Visión orgánica va a generar “La razón del proyecto”.

La Realidad

Este es el punto. Lo habitual es que se trabaje la Visión, luego la Misión, por fin los Valores. Este punto de vista es que la Visión debe ser bajada a la realidad y elaborada a partir de allí.

Y la realidad de que hablamos no es cualquier realidad, sino aquella que se compara con la Visión que hemos desarrollado, para que una cosa sea coherente y útil.

La Distancia

Entre la Visión y la Realidad hay una diferencia. Esta diferencia es la Distancia. A partir de la descripción de la realidad respecto de los puntos de la Visión, se establece la distancia y es acá donde debemos trabajar los puntos de mejora necesarios para poder alcanzar la Visión.

Con respecto a la distancia entre la Visión que nos hemos propuesto y la realidad que hemos analizado. Si la distancia es muy corta es porque hemos soñado en un vuelo rasante o porque hemos sido demasiado optimistas en nuestra descripción de la realidad. La distancia entre la visión y la realidad tiene que ser amplia, porque la visión es un sueño y la realidad, como situación concreta, es siempre algo alejado de un sueño.

Para configurar esta distancia se puede hacer el análisis de cada uno de los puntos de la visión describiendo la realidad en la que estamos o se puede tomar un atajo, que es analizar las fuerzas y las debilidades que tenemos en cada una de las afirmaciones de nuestra visión. De esta manera tendremos un cuadro de la distancia que tenemos. Analizando fuerzas y debilidades, tenemos los elementos en que seguramente vamos a tener que tomar acción porque son parte ineludible de nuestra distancia. El hecho de que las debilidades nos faciliten el descubrimiento de elementos en que estamos particularmente flojos, no significa que en la columna de las fuerzas estemos al nivel de lo que queremos en nuestra visión.

Aun un equipo formado y maduro tiene con seguridad, el tema del mantenimiento de los conocimientos como un aspecto a tomar en cuenta para lo futuro. Y en otros aspectos ocurrirá que conviene aclarar, expandir o mejorar cuestiones que siendo fuerzas no están al nivel al que quisiéramos que estuvieran.

Con este plano por delante, es evidente que, respecto del tema del equipo, hay una lista de debilidades descriptas las que hay que ponerse a considerar para su mejora. Al mismo tiempo podemos ver que en la columna de las fuerzas hay elementos sobre los cuales trabajar.

De la comunicación se dice que está mejorando. Esto significa que hay que ver que se ha hecho y en qué sentido y con qué método se quiere mejorar. La distancia es el termómetro de nuestra situación y es la que nos ayudará a ver cómo vamos avanzando en nuestro camino hacia la Visión que deseamos.

La Estrategia

Estrategia es el arte de utilizar los medios con que contamos para lograr los objetivos que nos proponemos.

Este es el modo en que usamos los medios de que disponemos, para alcanzar lo que queremos lograr. También se dice que es un puente, para disminuir o eliminar la distancia tenemos que definir que caminos seguiremos: esta es la Estrategia.

Al definir nuestra estrategia, estaremos definiendo los valores a los que adherimos. La acción humana no es neutra, por definición. Al mismo tiempo estamos definiendo la organización con la que trabajaremos y también lo haremos explícitamente o aceptando tan solo la organización como es y estaremos definiendo el tipo de liderazgo que vamos a utilizar y que vamos a propugnar y por ende la forma de motivación a la que vamos a adherir.

Las Misiones y Los Objetivos

Una vez que hayamos definido nuestra estrategia, debemos activar las misiones, así podremos alcanzar objetivos y de esta manera cada tanto nos propondremos cerrar o disminuir algunas distancias. Esto lo haremos respetando las misiones y los objetivos que nos proponemos alcanzar en cierto periodo consensuado.

Las Prioridades

Las prioridades que nos fijamos cada día o cada semana, son parte de los objetivos y misiones, que buscan a través de la estrategia, disminuir la distancia en el camino hacia nuestra Visión. No son pedazos descolgados, sino una relación estrecha entre lo que nos proponemos y cada día. Finalmente y no menos importante, las prioridades le dan sentido a nuestro día, al ser nosotros quienes establecemos que queremos conseguir y poder ver al final del día, que además de todo lo que los demás nos han requerido, hemos cumplido la prioridad que nos habíamos propuesto.

Relaciones e Información

Cada día entramos en relación con una gran variedad de personas esto tiene que ver con la cuestión de las comunicaciones, de las entrevistas, de las reuniones y de las interrupciones.

La información es fundamental para nuestro trabajo. Hoy día tenemos mucha información, tanta, que nos sentimos desinformados. Compartir lo que sabemos y mantenernos al tanto de toda novedad o acontecimiento genera actualizaciones constantes dentro de un grupo de trabajo y por lo tanto movimiento y crecimiento.

El manejo de las situaciones

Cuando decidimos, no podemos evitar negociar porque si no estamos construyendo una utopía y cuando negociamos tenemos que decidir que intentaremos, de manera consensuada.

La toma de decisiones y la negociación son diferentes en el ámbito de la teoría y así han sido tratadas, como dos fenómenos diferentes. Pero en la vida de todos nosotros desde que nos despertamos hasta que nos dormimos, negociamos y tomamos decisiones permanentemente. Por esto decimos que Manejar la Situación es una técnica que reúne estos dos aspectos de la misma realidad cotidiana.

La atención de organizadores y de managers ha sido puesta en las decisiones importantes, un manager toma una decisión a cada rato y estas pequeñas decisiones nos van llevando por determinados caminos y no por otros. Hay que considerar la forma de reunir la toma de decisiones y la negociación generando respetando el consenso y de desarrollar un mecanismo que sea fácil de usar cada día. Cada una tiene un proceso diferente y ambas han sido desarrolladas a niveles que parecen difíciles que realmente se puedan mejorar, más allá de las pequeñas diferencias que algunas personas hagan para vender mejor el producto.

Sin embargo, como veremos, ambas ocurren a un tiempo en nuestras vidas, en la enorme mayoría de las situaciones. Por esto las tratamos conjuntamente y las consideramos como parte de un todo que es de indudable importancia: el arte de manejar las situaciones. El proceso para el manejo de la situación sería pues una interrelación de ambas aproximaciones. Para esto, tendríamos que seguir los siguientes pasos:

CUAL ES EL PROBLEMA

QUE ES LO QUE NO QUIERO

TENGO INFORMACIÓN ADECUADA

QUE ALTERNATIVAS TENGO

CUALES SON LAS CONSECUENCIAS

CUAL ES EL OBJETIVO FINAL

ESTRATEGIAS

TRAMPAS

COMUNICACIÓN

MAPA

SUBMAPA

APRENDIZAJE

POSIBILIDADES DE CAMBIO

Lo que hemos hecho ha sido reunir los elementos clásicos de la toma de decisiones y de la negociación. Los procesos tradicionales, que han sido desarrollados con gran certeza y amplitud, los hemos sintetizado en el Apéndice. Creemos que son importantes, pero creemos que son lugares para consultar cuando nos encontramos frente a una situación no cotidiana.

Entorno

El sistema se mueve en un entorno donde el liderazgo, la motivación y el cambio son importantes.

Todo esto tiene la entonación particular del estilo personal, que como tal es distinto en cada persona. Por esto es importante el consenso y el saber delegar y poder confiar en la disciplina y el compromiso con el proyecto, de a quien se delega.

Importante

“De la exactitud del entendimiento de la realidad a la que arribemos depende todo nuestro futuro. Si hemos sido generosos con lo que ocurre, nos encontraremos con que nos faltan elementos cuando nos decidamos a actuar. Si por el contrario somos críticos en exceso, nos encontraremos con que estamos repitiendo cosas que ya tenemos y produciremos no solo repetición, sino daño.”

Reuniones

El tema de las reuniones es uno de los más complejos por sus connotaciones políticas y operativas. En lo operativo porque son la clave para llevar adelante proyectos grupales y en lo político, porque no siempre es fácil saber a quién hay que invitar o a que reuniones debe uno asistir. De todas maneras si bien lo operativo es una cuestión de normas que se pueden explicitar y eso haremos a continuación, lo político es una cuestión que haremos en trazos muy gruesos, porque lo que se puede decir es que a una reunión hay que invitar a los que tienen que ver con el tema y que uno debe asistir a aquellas reuniones donde tenga que ver con el tema, lo cual es en exceso general, porque en ocasiones conviene estar en reuniones donde uno no tenga que ver directamente con el tema pero la presencia o ausencia tiene otro significado y en otras ocasiones conviene no estar aunque se trate de un tema que lo involucra directamente. Lo político está básicamente en manos de cada persona, porque la evaluación de la situación y las prioridades son totalmente personales.

Pasando a ver la cuestión desde el punto de vista operativo, desarrollaremos los tres tiempos del tema: antes, durante y después.

Antes de la reunión

Antes de una reunión deberíamos plantearnos:

  1.  Si la reunión es realmente necesaria o si lo que tenemos que tener es una entrevista, enviar un e-mail o dar otra información.
  2.  Cual es el objetivo para llamar a esta reunión
  3. Quienes tienen que participar para que la reunión sea efectiva, invitando a todos los que tienen que ver con el tema pero a nadie más.
  4.  A quienes de los participantes les adelantaré mi propósito de hacer la reunión, el objetivo y cuando pueden tenerla
  5.  Establecer una logística adecuada en cuanto al acceso de todos los convocados
  6.  Determinar día, hora y tiempo estimado de duración
  7.  Enviar materiales a todos los participantes con tiempo suficiente para que puedan participar útilmente en la reunión.
  8. Analizar los apoyos y las objeciones que voy a enfrentar para que no me encuentre inerme frente a las dificultades ni sea incapaz de aprovechar las ventajas.

Durante la reunión

Durante la reunión deberíamos lograr:

  1.  Ser puntual y hacer que los demás lo sean. Las reuniones no deben recordarse. Una vez en agenda, todos los que ha dado su acuerdo o ha recibido la notificación, es responsable por estar en el lugar en el momento de inicio.
  2.  Hacer una introducción explicitando el propósito de la reunión y presentando a los participantes si algunos no se conocen.
  3.  Dar a cada uno el espacio para que presente la parte del tema que tiene que presentar.
  4.  Si la reunión es informativa y de discusión como son muchas de las reuniones periódicas de los sectores, establecer un tiempo de información para cada uno sobre que ha hecho y que se propone hacer en los siguientes días y dar otro tiempo para discutir las cosas que han surgido o que se han propuesto para discutir.
  5.  No mantener en la reunión a personas que ya no tienen que ver con los aspectos particulares que se traten más adelante.
  6.  No permitir que nadie domine la reunión. El coordinador es quien tiene el poder y debe manejarlo sin permitir que otro lo substituya. Controlar los egos ajenos y el propio para no hacer la reunión unilateral.
  7.  Abrir espacio para quienes quedan en silencio, sea que lo hagan por timidez o por hostilidad.
  8.  Hay que estar preparado y abierto para aprender y para cambiar eventualmente las posiciones que se tenían.
  9.  Toda vez que parece llegarse a algún punto de acuerdo, cerrarlo, sintetizando la definición
  10.  Al llegar al final resumir lo tratado, las conclusiones a las que se ha llegado y los pasos posteriores.

Después de la reunión

Después de la reunión, deberíamos:

  1.  Hacer la minuta cuanto antes para no olvidar detalles y reforzar el recuerdo de los participantes en la reunión. Incluir los pasos futuros a seguir.
  2.  Reunirse con participantes que no hayan quedado satisfechos o con otros que no hayan podido asistir
  3.  Enviar las informaciones que se haya comprometido a enviar.
  4.  Actuar cuanto antes en las decisiones que se hayan tomado en la reunión.
  5.  Hacer el seguimiento de aquellas acciones que debían tomar terceros.

“IMPORTANTE”

“De la exactitud del entendimiento de la realidad a la que arribemos depende todo nuestro futuro. Si hemos sido generosos con lo que ocurre, nos encontraremos con que nos faltan elementos cuando nos decidamos a actuar. Si por el contrario somos críticos en exceso, nos encontraremos con que estamos repitiendo cosas que ya tenemos y produciremos no solo repetición, sino daño.”

EL MANAGER

Del libro “Como Ganar Poder” de Jaime Maristany

EL MANAGER

Cuando una persona necesita ayuda y le da parte de lo que está haciendo a otra, se convierte en manager.
Manager es quien coordina una o más personas para el logro de un objetivo determinado. En la organización es manager quien tiene alguien arriba y alguien abajo en la jerarquía.
Cuando una persona no tiene nadie arriba suyo en la jerarquía organizacional es el accionista o el fundador.
Cuando una persona no tiene nadie debajo de ella en la jerarquía organizacional es un empleado, operario u otra denominación que no ejerce poder sobre otras personas.
Entre el accionista y el operario están quienes han recibido poder para llevar adelante su puesto coordinando un grupo.
Un accionista o fundador puede ser al mismo tiempo manager. Esto tiende a confundir los roles. Se pueden aclarar las tareas propias del manager (planificación, organización, liderazgo y control), de las del accionista o fundador( temas reservados, la estrategia de la dirección de la empresa, su constitución y mantenimiento como tal). Pero cuando se da esta duplicidad estas fronteras no suelen ser claras ni respetadas y esto confunde a las personas.
El manager no es líder. Y básicamente no es líder porque recibe su poder de arriba mientras el líder lo recibe de abajo. El líder se hace tal porque sus seguidores lo proclaman líder. Una persona se puede proclamar líder, pero si no tiene seguidores un líder podrá ser un intelectual o un solitario pero no será líder.
Por otra parte el líder está basado en su carisma. Esta caracterisitica, que nos es incomprensible, es simplemente algo que hace que esa persona atraiga a otras y las haga seguirlo. El carisma no se hace, con carisma se nace. Sino no se tiene y este es un hecho
distintivo fundamental entre el líder que lo es por carisma y el manager que lo es por aptitud y por formación.
Esto se hace más evidente cuando un manager se retira: se le hace una reunión de despedida – o no- y se va. Quienes reportan a él, siguen en sus puestos, no lo siguen como los seguidores siguen a su líder. El otro hecho fundamental es que el lider recibe el poder de sus seguidores, mientras el manager recibe el poder de sus superiores.
Sin embargo hay un bombardeo sistemático por denominar líder al manager. Esto nace así en EEUU y se debe básicamente a dos hechos:

1) en primer lugar en inglés hay una sola palabra para definir este fenómeno, la palabra leadership, mientras en castellano podemos hablar de conducción, lo cual en inglés,conduct, tiene otro significado.

2) pero además llamar líder al manager es glamoroso, suena importante y le da como una jerarquía superior. El error es tan grande como confundir a De Gaulle con un gerente de logística. Cada uno tiene sus virtudes, pero por de pronto ningún gerente general o C.E.O. quisiera tener a De Gaulle como gerente en su equipo.

Lo malo de esta situación es que el gerente o futuro gerente sienten que no están cumpliendo o no están siendo como deberían ser y esto los hace sentir críticos hacia sí mismos y tratando de conseguir lo que no es parte de su puesto; al mismo tiempo hay otra tendencia que hace que ya que uno está tan lejano a como debería, llame al autor que nos dice que clase de persona debemos ser para que nos asesore. Con lo cual el autor ha conseguido un cliente.
Por otra parte el manager tiene la inmensa ventaja de que puede formarse, puede estudiar, adquirir nuevos conocimientos, lo cual no puede el líder para ser líder. Podrá estudiar para conocer otros campos, pero su carácter de líder se lo da solamente su carisma.
El manager entra a la empresa porque así lo decide, pero no bien da su consenso para ingresar se ve involucrado en el conflicto que describió Dahrendorf, es decir la asimetría que supone que haya personas que tienen mas poder que otras, asimetría que no tiene
solución y que solo puede ser administrada al nivel de conflicto más bajo posible. Esto lo tiene que hacer el manager para sí y para los demás, administrando su poder con prudencia.

COMO PLANEAR UNA ESTRATÉGIA

La planeación o planificación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación externa e interna de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos.

La planeación estratégica se realiza a nivel de la organización, es decir, considera un enfoque global de la empresa, por lo que se basa en objetivos y estrategias generales, así como en planes estratégicos, que afectan una gran variedad de actividades, pero que parecen simples y genéricos. Debido a que la planeación estratégica toma en cuenta a la empresa en su totalidad, ésta debe ser realizada por la cúpula de la empresa y ser proyectada a largo plazo, teóricamente para un periodo de 5 a 10 años, aunque en la práctica, hoy en día se suele realizar para un periodo de 3 a un máximo de 5 años, esto debido a los cambios constantes que se dan el mercado.

Sobre la base de la planeación estratégica es que se elaboran los demás planes de la empresa, tantos los planes tácticos como los operativos, por lo que un plan estratégico no se puede considerar como la suma de éstos.

Como todo planeamiento, la planeación estratégica es móvil y flexible, cada cierto tiempo se debe analizar y hacer los cambios que fueran necesarios. Asimismo, es un proceso interactivo que involucra a todos los miembros de la empresa, los cuales deben estar comprometidos con ella y motivados en alcanzar los objetivos.

Veamos a continuación cuál es el proceso o los pasos necesarios para realizar una planeación estratégica:

  1. Declaración de la visión

La visión es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse.

La visión responde a la pregunta: “¿qué queremos ser?”.

  1. Declaración de la misión y establecimiento de valores

La misión es una declaración duradera del objeto, propósito o razón de ser de la empresa.

La misión responde a la pregunta: “¿cuál es nuestra razón de ser?”.

Por otro lado, los valores son cualidades positivas que posee una empresa, tales como la búsqueda de la excelencia, el desarrollo de la comunidad, el desarrollo de los empleados, etc.

Tanto la misión como los valores le dan identidad a la organización.

  1. Análisis externo de la empresa

El análisis externo consiste en detectar y evaluar acontecimiento y tendencias que sucedan en el entorno de la empresa, con el fin de conocer la situación del entorno, y detectar oportunidades y amenazas.

Para el análisis externo se evalúan las fuerzas económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas; así como la competencia, los clientes y los proveedores de la empresa.

Se evalúan aspectos que ya existen, así como aspectos que podrían existir (tendencias).

  1. Análisis interno de la empresa

El análisis interno consiste en el estudio de los diferentes aspectos o elementos que puedan existir dentro de una empresa, con el fin de conocer el estado o la capacidad con que ésta cuenta, y detectar sus fortalezas y debilidades.

Para el análisis interno se evalúan los recursos que posee una empresa, ya sean financieros, humanos, materiales, tecnológicos, etc.

  1. Establecimiento de los objetivos generales

Los objetivos generales se refieren a los objetivos que definen el rumbo de la empresa, los cuales siempre son de largo plazo.

Una vez realizado los análisis externos e internos de la empresa, se procede a establecer los objetivos que permitan lograr la misión, y que permitan capitalizar las oportunidades externas y fortalezas internas, y superar las amenazas externas y debilidades internas.

Estos objetivos se establecen teniendo en cuenta los recursos o la capacidad de la empresa, así como la situación del entorno.

  1. Diseño, evaluación y selección de estrategias

Una vez que se han establecido los objetivos generales de la empresa, se procede a diseñar, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan alcanzar, de la mejor manera posible, dichos objetivos.

El proceso para diseñar, evaluar y seleccionar estrategias es el siguiente:

  1. se evalúa información sobre el análisis externo (la situación del entorno), se evalúa información sobre el análisis interno (los recursos y la capacidad de la empresa), se evalúa el enunciado de la misión y los valores, se evalúan los objetivos, y se evalúan las estrategias que se hayan utilizado anteriormente, hayan tenido o no buenos resultados.
  2. se diseña una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la información analizada en el punto anterior.
  3. se evalúan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las desventajas, los costos y los beneficios de cada una.
  4. se seleccionan las estrategias a utilizar, y se clasifican por orden de su atractivo.
  1. Diseño de planes estratégicos

Y, finalmente, una vez que hemos determinado las estrategias que vamos a utilizar, se procede a diseñar los planes estratégicos, que consisten en documentos en donde se especifica cómo es que se van a alcanzar los objetivos generales propuestos, es decir, cómo se van a implementar o ejecutar las estrategias formuladas.

En el plan estratégico se debe señalar:

  • cuáles serán los objetivos específicos que permitan alcanzar los objetivos generales.
  • cuáles serán las estrategias específicas o cursos de acción que se van a realizar, que permitan alcanzar los objetivos específicos.
  • qué recursos se van a utilizar, y cómo es que se van a distribuir.
  • quiénes serán los encargados o responsables de la implementación o ejecución de las estrategias.
  • cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias, y en qué tiempo se obtendrán los resultados.
  • cuánto será la inversión requerida para la implementación o ejecución de las estrategias.

ACERCA DE LOS OBJETIVOS

Los objetivos de un proyecto son resultados, situaciones o estados que un grupo pretende alcanzar o a los que pretende llegar, en un periodo de tiempo y a través del uso de los recursos con los que dispone o planea disponer.
Establecer objetivos es esencial para el éxito de un proyecto pues éstos establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivación para los miembros del mismo.
Pero además de ello, otras ventajas de establecer los objetivos para llevar adelante un proyecto son:
• permiten enfocar esfuerzos hacia una misma dirección.
• sirven de guía para la formulación de estrategias.
• sirven de guía para la asignación de recursos.
• sirven de base para la realización de tareas o actividades.
• permiten evaluar resultados al comparar los resultados obtenidos con los objetivos propuestos y, de ese modo, medir la eficacia o productividad del proyecto, de cada área o de cada integrante.
• generan coordinación, organización y control.
• generan participación, compromiso y motivación y, al alcanzarlos, generan satisfacción.
• revelan prioridades.
• producen sinergia.
• disminuyen la incertidumbre.

Características de los objetivos
Para que los objetivos de un proyecto permitan obtener los beneficios descritos anteriormente, deben contar con las siguientes características:
Medibles
Deben ser mensurables, es decir, ser cuantitativos y estar ligados a un límite de tiempo. Sin embargo, es posible utilizar objetivos generales, pero siempre y cuando éstos estén acompañados de objetivos medibles que en conjunto permitan alcanzar los generales.
Claros
Deben tener una definición clara, entendible y precisa. No deben prestarse a confusiones ni dejar demasiados márgenes de interpretación.
Alcanzables
Deben ser factibles. Deben estar dentro de las posibilidades del grupo, teniendo en cuenta la capacidad y los recursos (humanos, financieros, tecnológicos, etc.) con los que cuenta, así como la disponibilidad del tiempo necesario para cumplirlos.
Desafiantes
Deben ser retadores (aunque realistas). No deben ser algo que de todas maneras sucederá, sino algo que signifique un desafío o un reto. Objetivos poco ambiciosos no son de mucha utilidad ni proporcionan mayor motivación, aunque objetivos fáciles al principio pueden servir de estímulo para no abandonar el camino apenas éste se haya iniciado.
Realistas
Deben ser realistas y razonables. Deben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del entorno en donde se pretenden cumplir, así como la capacidad y los recursos del grupo.
Coherentes
Deben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos y con la visión, la misión, las políticas, la cultura y los valores del proyecto.
Tipos de objetivos
Existen diferentes tipos de objetivos en un proyecto, los cuales pueden ser clasificados de acuerdo a su naturaleza, jerarquía y alcance de tiempo.
De acuerdo a su naturaleza, los objetivos se clasifican en:
a. Objetivos generales
También conocidos como objetivos genéricos, son objetivos basados en expresiones generales o genéricas. Algunos ejemplos de objetivos generales o genéricos son:
• Grabar un disco.
• Hacer una gira.
• Editar un disco.
• ser un grupo reconocido en el mercado.
• crecer.
• auto sustentarse

Dentro de los objetivos generales se encuentra la visión del proyecto, el cual es el principal objetivo general que persigue el grupo.

b. Objetivos específicos
Son objetivos concretos expresados en términos de cantidad y tiempo. Los objetivos específicos son necesarios para alcanzar los objetivos generales. En ocasiones, a los objetivos específicos se les conoce como metas.
De acuerdo a su jerarquía, los objetivos se clasifican en:
a. Objetivos estratégicos
También conocidos como objetivos organizacionales, son objetivos que consideran a un proyecto como un todo y que sirven para definir el rumbo de éste. Normalmente son generales y de largo plazo. Cada objetivo estratégico requiere una serie de objetivos tácticos.
b. Objetivos tácticos
Son objetivos que se dan a nivel de áreas o departamentos. Normalmente son de mediano plazo. Se establecen en función de los objetivos estratégicos. Cada objetivo táctico requiere una serie de objetivos operacionales.
c. Objetivos operacionales
Son objetivos que se dan a nivel de operaciones. Comprenden las tareas o actividades de cada área. Normalmente son específicos y de corto plazo. Se establecen en función de los objetivos tácticos.
De acuerdo a su alcance de tiempo, los objetivos se clasifican en:
a. Objetivos de largo plazo
Se formulan generalmente para un periodo de cinco años y tres como mínimo.
b. Objetivos de mediano plazo
Se formulan generalmente para un periodo de uno a tres años.
c. Objetivos de corto plazo
Se formulan generalmente para un plazo no mayor de un año.
Recomendaciones sobre el uso de objetivos
• se deben establecer objetivos generales, pero siempre y cuando éstos sirvan de referencia para establecer objetivos específicos. Establecer solamente objetivos generales puede generar confusión y falta de conciencia de hacia dónde realmente se quiere ir. Siempre es necesario acompañarlos con objetivos específicos.
• es necesario establecer objetivos para un proyecto en general para cada equipo de trabajo. Los objetivos para cada equipo se establecen en función de los objetivos de cada área, y los objetivos de cada área se formulan en función de los objetivos del proyecto.
• los objetivos deben ser comunicados en todos los niveles del grupo. Se les debe comunicar y hacérseles recordar permanentemente a quienes corresponda.
• siempre se deben establecer prioridades al momento de cumplir los objetivos. Se deben cumplir primero los objetivos más importantes, relevantes o urgentes, y dar prioridad a los objetivos estratégicos antes que los tácticos, y a los tácticos antes que a los operacionales.
• los objetivos no deben ser estáticos. Se debe tener la suficiente flexibilidad como para adaptarlos a los cambios inesperados que podrían suceder en el entorno.
• Una vez establecidos, los objetivos deben ser revisados periódicamente para asegurarse de que aún sigan siendo los resultados que pretende alcanzar el grupo o sigan siendo acordes a las condiciones del entorno, y cambiarlos o modificarlos en caso de ser necesario.

QUE ES LA GESTION GRUPAL

Antes que nada me parece importante contar, desde que lugar hablo, cuales son mis conocimientos y mi experiencia, formo parte de proyectos grupales hace mas de 20 años, algunos exitosos y otros no tanto, he convivido con seres humanos excelentemente talentosos y otros no tanto, seres que me han legado este conocimiento, ya sea por sus aciertos, tanto como por sus errores, espacios creados, para crear, en los cuales he aprendido y entendido, cual es la mejor manera a mi entender, de cómo llevar un proyecto, cualquiera sea, hacia un lugar mejor, la manera de fomentar bases en las cuales asentarse, para realmente, poder proyectarse de manera grupal.

Hay algunos puntos que son de extrema importancia a la hora de llevar adelante un proyecto y tiene que ver con el constante movimiento del producto en sí, la motivación no solo debe estar en el momento en que las cosas salen bien… hay que proponer y producir todo el tiempo, para poder generar más satisfacciones a futuro, el producto no se mueve solo, hay que empujarlo hacia adelante, hacerlo crecer y madurar, empezando por darle importancia uno mismo y a partir de ahí generar una suerte de expansión de la propuesta, dándole difusión con convencimiento, personalidad, contundencia, profesionalismo y militancia. El camino es duro, mas teniendo en cuenta que no existen recetas mágicas que te lleven directamente al éxito, solo hay una manera de hacer que las cosas se encaminen hacia un lugar mejor… y de esto no existe duda al respecto, el único modo es trabajando, proponiendo, ejecutando, haciendo lo que hay que hacer, cumplir con las tareas, con responsabilidad y compromiso, formar un equipo de trabajo que tenga esto como ley fundamental y así poder moverse activamente sabiendo que se puede confiar plenamente en el compañero ya que este está confiando plenamente en uno, todos trabajando en red con un objetivo en común y con estas reglas perfectamente claras. En el camino se presentan errores que aletargan y frustran el andar del proyecto, esto tiene que ver con el lógico proceso de caminar a ciegas hacia un objetivo sin tener la contención del equipo, por eso, es de gran ayuda el consenso en la metodología propuesta a la hora de decidir de qué manera ejecutar las próximas acciones, tener paciencia y entender que se aprende de los errores asumiéndolos y estudiándolos detenidamente sin prejuicios, ni vergüenzas, pero con sabiduría y grandeza a la hora de hacer la respectiva autocritica y de escuchar las opiniones constructivas de los compañeros. También existen obstáculos a sortear, situaciones que generalmente si se entienden y se estudian detenidamente, a la hora de resolverlos, pasaran a forman parte de el crecimiento, esto es lo que después con el tiempo llamaremos experiencia. La plena confianza en uno mismo, no alcanza, cuando se trata de un grupo de trabajo, es necesario llevar adelante políticas en conjunto previamente consensuadas y tener plena responsabilidad y respeto por estas, a la hora de tener que tomar decisiones en las acciones a futuro, somos un eslabón de la cadena, formamos parte de un equipo y la única manera que el proyecto se desarrolle y pueda avanzar hacia los siguientes objetivos, es respetando este concepto. Una metodología, una manera de hacer las cosas, es proponerse pequeños objetivos, que alineados objetivamente y sumándolos, puedan llevar a “el gran objetivo”, caminando paso a paso, firme, con confianza, con responsabilidad y convencimiento, para poder en fin, realizar una gran distancia, habiendo hecho el camino, con conocimiento de este… y poder llegar a “el gran objetivo” con la sabiduría y la fortaleza necesaria para poder realizarlo. Es importante no perder de vista jamás el objetivo a largo plazo, pero, sin desesperar, hay que atender con paciencia el próximo paso, que es el que nos llevara a estar más cerca de este.

El respeto por lo consensuado y la responsabilidad, son factores fundamentales a la hora de entender que formamos parte de un proyecto. Desde el momento que nos hacemos cargo de que formamos parte de este, debemos estar a la altura de las circunstancias, y de las necesidades que este requiera, debemos entender que formamos parte de una cadena y que la fortaleza de ésta depende de su eslabón más débil, si no estamos a la altura de lo requerido, debemos notificarlo, para así poder dejar en manos del conjunto la decisión que corresponda, a la hora de tener que modificar las acciones para poder hacer frente al objetivo, el futuro del proyecto es lo que importa, no nuestros egos personales… este camino, solo nos llevará hacia la desilusión y se transformara en un obstáculo indeseado, que pone en peligro la continuidad de las acciones.

El solo hecho de entender que todo comienza en uno mismo, y que a partir de ahí, se genera una ramificación, una expansión del proyecto, nos da el peso que tenemos a la hora de entender nuestra responsabilidad para con este, todo nace de una idea, en nuestras cabezas y a partir de ahí se comienza a hacer funcionar motores que llevan adelante esa idea, la cual se transformara en un proyecto y a largo plazo, en algo en concreto, asimilando las dificultades, caminando y aprendiendo de cada paso, nos llevara sin dudas, a disfrutar de este sendero, que quizás sea la verdadera razón por la cual encaramos esta ruta.

Existe un factor que se denomina “la Visión”, una idea, un concepto, básicamente analizado, que tiene que ver con lo que nuestros pensamientos generan y proyectan a futuro, después de haber transitado y debatido con el largo camino de la experiencia, podemos generar visiones, más acordes a nuestras realidades y acomodarlas de manera tal, que no se transformen en una utopía. (No es la idea, chocarse gratis contra ninguna muralla). “La Visión” forma parte fundamental de cualquier proyecto, es la antesala a cualquier acción que podamos realizar (pienso, luego existo…), es la semilla, el origen de todo… a esto se suma “El Deseo”, que quizás sea el motor que impulsa nuestros pensamientos hacia afuera y hace que nuestras ideas tomen una forma más real y las deposite en el mundo cotidiano, acá entra en juego “La Intención” que es el movimiento real de que hacemos con nuestros cuerpos para transformar todo el debido proceso, en acciones reales. Estos tres factores son inseparables e indispensables, si queremos verdaderamente avanzar hacia algún lugar específico. “La visión”, “el deseo” y “la intención” son los pilares fundamentales de cualquier proyecto, si carecemos de alguno de estos factores, todo se empantana, se dilata y se hace imposible evolucionar como individuo dentro de un grupo de trabajo, esto lleva a que se generen “cuestiones tirantes” dentro del equipo y posteriormente a que la visión, el deseo y la intención “global” se vean frustradas y estancadas. En resumen, es de gran importancia, hacer y no quedarse en el deseo, compartir las visiones con los compañeros, debatirlas y llevarlas a cabo en tiempo real, para poder avanzar y finalmente tocar los objetivos.

El desarrollo de la visión

Permanentemente convivimos con nuestra conversación interna, ese debate de ideas que tenemos con nosotros mismos, un ida y vuelta de opciones que llevamos a cuestas todo el tiempo, este factor modifica nuestros estados de ánimo, discutimos posibilidades, valores, principios, afinidades, estructuras, pasado, presente y futuro, una especie de reunión interna de todos nuestros yo… y muchas son las veces en que nos sentimos frustrados, al no ponernos de acuerdo con nosotros mismos, basados en prejuicios, temores, falta de experiencia o falta de ganas. Esto nos lleva a romper con la iniciativa virtuosa y cada vez hacemos menos cosas que nos reconforte y que expanda nuestros espíritus, caemos en el miedo y cada vez nos animamos menos a expresarnos creativamente, sumergiéndonos en la opacidad y en la dependencia hacia los demás, reprimimos así la capacidad de conducción de nuestros propios destinos, para cambiarla por la pasividad de ser espectadores de la vida, observadores de cómo los demás avanzan, crecen y se desarrollan activamente, admiradores un mundo que sigue su rumbo, un mundo hecho por seres, que se animaron a discutir, a modificar lo establecido, desafiando sus propias limitaciones, abriendo posibilidades, creyendo, creando, ya sea por necesidad o por pura curiosidad… primero en sus mentes y luego a través de la virtuosa iniciativa, esta suerte de conjunto inseparable, la visión, el deseo y la intención… Debemos pensar… tomarnos ese tiempo, visualizar a nuestros seres queridos, junto a nosotros, observar a nuestros compañeros, valorar sus virtudes… emparentarlas con las nuestras, asimilarlas, reforzarlas, mejorarlas, expandirlas, hacerlas propias, creer… empezar a confiar plenamente en nuestra imaginación, sin miedos, volver a ser niños, volver a la pureza, la impecabilidad, librarnos de los cerrojos que nos han impuesto los años y las vivencias… y entender que las cosas sucedidas, son parte de la experiencia de la vida, entender que no hay batallas perdidas, si tenemos la grandeza de aprender de los errores… parándonos con esa certeza ,en este presente… no cabe ninguna duda de que el futuro… es nuestro…